信息化管理  提升企業(yè)竟爭力

        ——用友ERP成功應用在深思電工

一、推進理由

深思電工通過用友ERP的實施，搭建了共享的企業(yè)的信息化應用平臺，實現(xiàn)了財務與供應鏈業(yè)務的一體化，同時內(nèi)部管理水平進一步提升，各業(yè)務部門的工作得到顯著改善：

  1）公司處于電器行業(yè)，生產(chǎn)方式面向渠道生產(chǎn)模式與訂單生產(chǎn)模式的結(jié)合，對公司生產(chǎn)計劃管理要求高；

  2）ERP的項目實施幫助深思電工對主體業(yè)務流程進行了梳理和優(yōu)化,并借助U8軟件系統(tǒng)及企業(yè)相關配套制度加以固化。

  3）企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息實行專人集中管理，保證了其唯一性、準確性、有效性。

  4）完善了以銷售為源頭的內(nèi)控體系，實現(xiàn)訂單與發(fā)貨情況的跟蹤，對客戶實現(xiàn)信用額度控制，價格折扣的維護、發(fā)貨和應收、收款環(huán)節(jié)得到控制。

  5）實現(xiàn)物料計劃的自動展算，解決了以往手工計劃準確性不高,效率低下的狀況。

  6）建立供應商檔案的管理，實現(xiàn)采購訂單的審批流，到貨、付款等及時跟蹤采購情況。

  7）實現(xiàn)出入庫數(shù)據(jù)的參照生成，減少手工錄入的差錯；采購入庫單參照到貨前單生成，材料出庫單參照生產(chǎn)訂單生成、產(chǎn)品入庫參照生產(chǎn)訂單生成、銷售出庫單參照發(fā)貨單生成。對公司各職能部門能及時了解到庫存的狀況。

  8）實現(xiàn)成本聯(lián)副產(chǎn)品核算，使公司產(chǎn)品核算更加準確;

  9）通過計劃管理應用，減少了人工核算的難度，減少了計劃運算的周期，減少了公司呆滯品庫存積壓；

1. 二、公司簡介

湖南深思電工實業(yè)有限公司，成立于1987年，現(xiàn)有員工六百余人，是一家專業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建筑高檔開關、插座、斷路器、照明支架的股份制企業(yè)。深思有著二十多年的開關電器專業(yè)制造技術經(jīng)驗，產(chǎn)品均通過中國國家強制性產(chǎn)品認證(CCC認證)。深思營銷網(wǎng)絡遍及全國，多個省市地區(qū)設有營銷分部，為各級代理商、消費者提供及時周到的服務。

 信息化歷程

•  2004年開始使用新中大A3財務系統(tǒng)。

•  2008年9月啟動ERP系統(tǒng)項目。

•  2009年2月，財務供應鏈生產(chǎn)一體化ERP項目成功上線。

•  2009年3月，系統(tǒng)運行正常，徹底甩開手工賬，項目順利驗收。

•  2016年6月，啟用成本管理，實現(xiàn)成本系統(tǒng)自動核算。

•  2018年10月，啟用生產(chǎn)計劃管理，系統(tǒng)自動展算采購計劃、生產(chǎn)計劃、委外計劃；

•  2019年5月，升級公司OA系統(tǒng)；統(tǒng)一規(guī)范公司審批流程，實現(xiàn)快速審批、符合風控要求；

三、總體應用流程及核心應用模塊

ERP應用范圍

四、關鍵應用價值

• 銷售風險的控制

    應用部門：營銷部、財務部

     管理難點：①開關照明行業(yè)銷售模式一般是先款后貨，原則上不允許賒銷。但可以給不同級別的客戶不同的信用額度，應收貨款在其額度范圍內(nèi)方可允許發(fā)貨。實施U8之前，深思電工的營銷部門在發(fā)貨之前需要經(jīng)過多次查詢報表，然進行人工累加計算后與信用額度進行比較，工作量大且麻煩。遇到需要有領導特批的訂單，也只是通過電話或口頭的方式，沒有批準記錄，存在一定的管理漏洞。②銷售價格一般按客戶的重要級別進行折扣處理，且不同的產(chǎn)品折扣不一致。人工模式下容易出錯，且價格方面較難控制，給企業(yè)的經(jīng)營帶來潛在風險。

    關鍵價值：通過U8的銷售管理模塊進行信用額度和價格的控制，對超信用額度的發(fā)貨建立信用審批體系。首先財務部門預置不同客戶相應的信用額度和折扣，由系統(tǒng)自動完成信用額度的比對和控制工作，并轉(zhuǎn)移給不同的信用審批人。銷售價格也是自動獲取，且營銷部門無法更改。既提高了工作效率，又彌補了管理漏洞，從而降低了企業(yè)經(jīng)營的資金風險。

    功能模塊：銷售管理、應收管理

   

• 實時準確的庫存信息

    應用部門：物控部

    管理難點：由于之前的管理不規(guī)范，員工意識不高，發(fā)生的出入庫業(yè)務都是手工記賬或者是臨時寫在物料卡片上，口頭通知就可以領料出庫的現(xiàn)象也時有發(fā)生，這種情況下倉庫的賬務比較混亂，實時了解庫存信息就比較困難。

    關鍵價值：通過ERP系統(tǒng)的實施，深思電工實行了帳物分離管理，即庫存由專人依據(jù)各部門指令登電腦帳，只管賬，不管物，其他倉管員按系統(tǒng)打印單據(jù)收發(fā)料，只管物，不管賬。從而建立了一種相互稽核監(jiān)督的關系。因此庫存信息變的及時準確，各部門也可以通過共享的業(yè)務平臺實時了解庫存信息。

    功能模塊：庫存管理、存貨核算

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• 建立標準的財務核算體系

    應用部門：財務部

    管理難點：一方面，深思電工的生產(chǎn)用料缺乏指導依據(jù)，都是成批按需領用，物料浪費現(xiàn)象比較普遍，且多領的物料也沒有辦理退料。另一方面，由于在塑料件的生產(chǎn)環(huán)節(jié)會產(chǎn)生水口料，且這個環(huán)節(jié)的質(zhì)量不良報廢情況也經(jīng)常出現(xiàn)。所以，財務部門在進行產(chǎn)品成本核算的時候很難確認材料的使用狀況，財務核算比較困難。

  應用價值：通過U8產(chǎn)品的物料清單定義單位產(chǎn)品消耗定額，由系統(tǒng)自動計算每張生產(chǎn)訂單的材料需用量，倉庫部門嚴格按單發(fā)料。遇到質(zhì)量不良的情況，填寫超額領料單。這樣深思電工財務部就比較容易的了解每批產(chǎn)品的物料消耗，加強了對生產(chǎn)部門的考核與監(jiān)督，從而建立起標準的財務核算體系。

    功能模塊：物料清單、生產(chǎn)訂單

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• 建立合理的庫存計劃

    應用部門：計劃供應部

    管理難點：公司產(chǎn)品系列、規(guī)格大量增加，計劃展算時間長，計算工作量大；從EXECL分解數(shù)據(jù)后再錄入到ERP系統(tǒng)，工作重復，錄入耗時；緊急插單多，對計劃影響大；手工計算很難考慮物料的齊套性，容易導致生產(chǎn)線停工待料，對生產(chǎn)影響很大；

    應用價值：通過需求計劃運算，減輕的計劃人員工作量，計算難度，大量減輕計劃計算的時間，提高了計劃人員的工作效率；減少了呆滯料發(fā)生，提高了生產(chǎn)用料的配套率。通過梳理了計劃流程，規(guī)范了管理制度，明確了操作流程，加強了部門與部門之間的銜接、溝通與制約；規(guī)范了管理，減少隨意性，為公司實現(xiàn)“按制度管理、按流程辦事、按標準操作”打下堅定基礎；加強了關鍵環(huán)節(jié)、薄弱環(huán)節(jié)的控制，減少了漏洞。提升管理水平及盈利能力，為實現(xiàn)企業(yè)價值最大化打下堅定基礎，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，準確發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中的薄弱環(huán)節(jié)。從而有的放矢的進行改進和管理；建立合理安全庫存標準、提高庫存的準確性和周轉(zhuǎn)率。降低了庫存資金占用。

    功能模塊：物料清單、需求規(guī)劃、采購管理、生產(chǎn)管理；

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• 建立成本核算體系

應用部門：計劃供應部

管理難點：成本核算通過費用分攤成本計算難度大，聯(lián)副產(chǎn)品對成本影響比較大，數(shù)據(jù)分攤無法精確；

應用價值：建立了成本核算體系：將相應費用通過成本中心（沖壓、鉚合、注塑、裝配半成品、裝配成品）進行劃分，對原材料、直接人工、制造費用進行核算、分攤，對相應產(chǎn)品進行成本核算。精確到料、工、費對應的成本中心；核算相應的聯(lián)副產(chǎn)品（水口料、磷銅邊料等），在相應成本計算的時候，扣減相應成品的成本，使成本核算更加準確；建立了標準成本體系，可以通過標成本與實價成本進行比較，分析當期成本波動的原因，給生產(chǎn)管理提供參考建議；  

  提供報表查詢功能，如：完工產(chǎn)品匯總表、明細表，在現(xiàn)有報表不能提供情況下，利用報表開發(fā)平臺方式，在系統(tǒng)里面開發(fā)相應報表，以供管理、考核提供依據(jù)；

五、客戶證言

公司目前ERP正式上線使用，基本上取代了原有的財務軟件，各數(shù)據(jù)在試運行過程中完全準確，主流程也順暢，基本達到選型的提出的目標。ERP的實施對公司來說主要有以下幾個方面的收獲：

  1、公司組織架構的完善：通過ERP的實施，公司成立信息部門，為公司集團化管理提供了很好的思路；通過ERP系統(tǒng)設計的流程，公司對部門進行了重組，增設了一些必要的崗位，特別是對生產(chǎn)調(diào)度，生產(chǎn)計劃，物料計劃，生產(chǎn)派工等崗位進行了明確的界定，解決了公司原有職責不清，工作不暢的局面。

  2、公司管理行為的規(guī)范：通過用友方的流程調(diào)研與指導，公司在財務控制系統(tǒng)，生產(chǎn)流程上作了很大的變更，簡化了公司的業(yè)務流程，加強了財務的控制功能，公司在推行ISO過程中的一些制度也通過ERP得到了很好的執(zhí)行。

  3、員工管理意識的提升：作為內(nèi)地企業(yè)，生產(chǎn)管理都是極為混亂的，員工外出培訓學習的機會少，對新事物的接受程度低，不愿意改變。在ERP幾個月的實施中，經(jīng)過雙方不間斷的強化培訓以及核心管理人員的全程參與，員工對ERP這種帶有先進管理理念的工具產(chǎn)生了認同感，并在努力改變與適應。

  4、雖然在ERP實施中，還有一些問題沒有完全解決，但是用友提供的管理思路，為我們公司解決問題提供了很好的指導，特別是實施方模板的方案與流程，解決問題的深度與維度，讓公司所有管理人員受益非淺。                              

                                                  ---- 劉勝利  深思電工ERP項目經(jīng)理